Rabu, 03 Juni 2009

Hasil Perhitungan Stock Opname Berbeda dengan Catatan di database

Stok Opname adalah penghitungan fisik barang yang ada di gudang maupun di display. Lazimnya dilakukan sebulan sekali, namun bisa juga beberapa bulan sekali atau malah hanya setahun sekali. Hal ini disesuaikan dengan kebijaksanaan perusahaan, karakteristik industri, risiko maupun jenis barangnya sendiri. Perusahaan seperti supermarket yang memiliki banyak jenis barang baik milik sendiri maupun barang konsinyasi tentunya harus lebih berhati-hati dalam mengelola stock. Risiko barang kadaluarsa, rusak, maupun hilang relatif tinggi.

Walaupun perusahaan punya catatan barang yang masuk dan keluar, tidak ada jaminan barang yang ada di gudang sama dalam hal jumlah, jenis dan kualitas. Hanya percaya pada catatan?. Itu pilihan yang beresiko.

Apapun sistem pencatatan perusahaan, baik menggunakan system perpetual inventory atau periodik, pasti akan menemukan varian antara kuantiti pada stok dan pada database.

Varian ini akan terjadi disebabkan beberapa hal, umumnya karena adanya penambahan atau pengurangan inventory tanpa adanya catatan perubahan tsb. Untuk itu perlu dilakukan rekonsiliasi, caranya ???????????????????????????

1. Periksa barang yang nilainya kecil. Kecil-kecil cabe rawit, sedikit-sedikit lama-lama jadi bukit. Pepatah tsb benar adanya dalam menggambarkan bahwa kadang hal-hal kecil jika tidak mendapat perhatian akan berdampak besar. Sebagian besar ketidakakuratan berasal dari sejumlah besar barang yang kecil dan murah.


2.Hitung ulang jika varians nya nilainya besar. Mungkin ada kesalahan hitung. Jika hal tsb tidak memecahkan masalah, coba hitung ulang barang lain sebab mungkin saja kesalahannya ada pada barang lain yang nampak mirip.


3. Cek indentitas produk, cek part number pada database yang nampak bermasalah. Bisa jadi barang tsb hilang, salah pelabelan, atau kode salah sehingga beda dengan yang kita cari.


4.Cek kepemilikan barang, kemungkinan ada barang konsinyasi yang berharga mahal dan bukan merupakan barang perusahaaa.

5.Cek bukti penerimaan,jika ada yang berpikir stock kita kok rendah, mungkin jawabannya mudah karena barang tsb tidak pernah diterima, purchasing bisa saja mencatat penerimaan tetapi barang tidak pernah dikirimkan oleh supplier. Telusuri lagi bukti penerimaan dari awal proses.


6.Telusuri catatan harga barang, seringkali produk digunakan untuk proses produksi tapi tidak pernah dikeluarkan dari sistem data base atau bisa jadi barang tsb belum dibayar


7.Jika semua langkah diatas telah dilakukan dan masih menunjukkan adanya varian ?, Relax aja, manusia memang tidak lepas dari kesalahan. So, terima saja tapi tetap harus varians (perbedaan) tersebut dicatat. Varians yang terjadi berulang-ulang menunjukkan suatu pola dan masalah yang sebenarnya terjadi.

Tidak ada komentar: